Implementatie DQM systeem
Het opzetten en implementeren van een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem kan een hele uitdaging zijn als je niet weet waar je op moet letten. In dit artikel laten we je precies zien waar je op moet letten bij het implementeren van je digitale QMS.
Digitaal kwaliteitsbeheer: wat is dat precies?
Digitaal kwaliteitsmanagement betekent dat u kwaliteitscontroles uitvoert en uw kwaliteitsprocessen digitaal beheert, in plaats van met papieren checklists en formulieren. Dit bespaart u niet alleen veel tijd, maar minimaliseert ook het risico op menselijke fouten.
En waar metingen van kwaliteitsmanagementparameters zoals temperatuur en vochtigheid voorheen handmatig werden gedaan, zijn deze met een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem ook geautomatiseerd. Laten we eens kijken naar de voordelen van zo'n gedigitaliseerd systeem.
Voordelen van een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem
1. Minder menselijke fouten
Laten we eerlijk zijn: mensen zijn vaak vatbaarder voor fouten dan hun digitale tegenhangers. Computersystemen worden niet moe, slaperig of hongerig. Als u uw kwaliteitsmanagementsystemen digitaliseert, minimaliseert u het aantal gemaakte fouten.
2. Geautomatiseerde rapportage en dashboarding
Handmatige checklists, formulieren en temperatuurcontroles kosten tijd. En de resultaten van al deze controles moeten ook worden omgezet in rapporten. Maar als je een digitale oplossing voor kwaliteitsbeheer gebruikt, is al je rapportage en dashboarding geautomatiseerd.
3. Altijd in overeenstemming met regelgeving
Het implementeren van een digitaal QMS betekent ook het digitaliseren van al uw kwaliteitsbeheergegevens. En het digitaliseren van gegevens betekent dat ze allemaal worden opgeslagen voor toekomstig gebruik. De volgende keer dat u te maken krijgt met een auditprocedure voor naleving of wettelijke eisen, zijn al deze gegevens toegankelijk.
4. Niet meer verdrinken in papieren chaos
Het digitaliseren van gegevens betekent ook dat u afscheid kunt nemen van de rommel van handmatige checklists, formulieren en ander papierwerk. Het opruimen van uw kwaliteitsbeheerprocessen betekent meer focus waar nodig en meer efficiëntie op de lange termijn.
5. Duidelijk overzicht van de hele situatie
Met al je gegevens netjes digitaal opgeslagen en geautomatiseerde rapportages en dashboards die daaruit voortvloeien, heb je een ongeëvenaard overzicht van je kwaliteitssysteem. Best handig, als je je systemen graag georganiseerd hebt.
Een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem implementeren in 5 stappen
Stap 1: Breng uw huidige kwaliteitsmanagementsysteem in kaart
Eerst moet je een goed beeld krijgen van je huidige kwaliteitsmanagementsysteem en dit duidelijk in kaart brengen. Wat zijn de reeds bestaande processen? Zijn deze toereikend en voldoen ze aan de huidige normen? Vervolgens moet u misschien uitzoeken welk kwaliteitsmanagementsysteem op uw bedrijf van toepassing is.
Produceer, verwerk of distribueer je levensmiddelen of diervoeders? Dan moet je eerst een HACCP voedselveiligheidsplan opstellen. Vervolgens kun je ervoor kiezen om je officieel te laten certificeren volgens verschillende soorten kwaliteitscertificeringen. Denk aan systemen als ISO22000, BRC, GFSI, etc. Je kunt ook gebruik maken van een officieel erkende hygiënecode die is opgesteld door jouw specifieke branche.
Stap 2: Kies een digitaal kwaliteitsbeheersysteem dat aan uw behoeften voldoet
De digitalisering van kwaliteitsmanagementsystemen heeft de laatste jaren een vlucht genomen en er zijn veel partijen op de markt die oplossingen bieden voor verschillende doeleinden. De kunst is om het digitale systeem te kiezen dat het beste aansluit bij de wensen en behoeften van je eigen organisatie. Dit wordt mede bepaald door het gekozen kwaliteitssysteem.
Houd het in ieder geval zo eenvoudig mogelijk. Complexe kwaliteitssystemen zullen ook leiden tot meer (onnodige) complexiteit in je organisatie.
Stap 3: Installeer je meetapparatuur en hardware
Temperatuur is een CCP in alle grote kwaliteitsorganisatiesystemen en verdient extra aandacht. Als je ervoor kiest om de temperaturen permanent te bewaken via een digitaal systeem, zorg er dan voor dat de installatie is uitgevoerd voordat je begint met het digitaliseringsproces. Het is belangrijk om hardware te kiezen die past bij jouw softwareoplossing, bij voorkeur volledig geïntegreerd in een centraal platform.
De plaatsing van sensoren in je koelapparatuur is hierbij uiterst belangrijk. Het doel van de meetapparatuur is om de gemeten temperaturen zo nauwkeurig mogelijk de kerntemperatuur van de opgeslagen grondstoffen te laten weergeven. De locatie in koel-/vriesapparatuur is hierbij doorslaggevend.
Stap 4: Personaliseer uw software
De software die je gebruikt moet volledig afgestemd zijn op je oorspronkelijke kwaliteitsmanagementsysteem. Dit betekent dat alle digitale processen exact moeten overeenkomen met de handmatige versie van het systeem. U moet alle metingen en registraties kunnen uitvoeren volgens het oorspronkelijke proces en de oorspronkelijke procedures.
Het is belangrijk dat de software die je uiteindelijk kiest, kan worden aangepast aan de processen van jouw specifieke organisatie. En het is ook belangrijk dat het personeel dit herkent en erkent. Als ze dat doen, maakt dat de adoptie en implementatie veel gemakkelijker.
Stap 5: Processen instellen om uw rapporten te analyseren
Door gegevens te verzamelen met je digitale kwaliteitsmanagementsysteem kun je eenvoudiger analyses en verbeteringen in het proces aanbrengen waar mogelijk.
Daarnaast is het vastleggen van non-conformiteiten en het noteren van de bijbehorende corrigerende maatregelen erg belangrijk. Het leidt tot een manier van werken die de voedselveiligheid aantoonbaar waarborgt.
Door slimme rapportages op te nemen in uw kwaliteitsmanagementsysteem verandert deze informatiestroom van eenmalig in een continue gegevensstroom. Dit zal op zijn beurt leiden tot een proces van continue verbetering in uw organisatie en voedselveiligheidsprocessen.
Zaken waarop u moet letten bij het implementeren van uw digitale QMS
Bij het implementeren van een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem zijn er een paar belangrijke dingen om rekening mee te houden. Het is belangrijk om de specifieke behoeften en doelen van uw organisatie te begrijpen en het systeem daarop af te stemmen. Dit kan betekenen dat u een grondige analyse van uw huidige processen uitvoert en gebieden identificeert die voor verbetering vatbaar zijn.
Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat het systeem volledig in overeenstemming is met de relevante regelgeving en industrienormen, en om adequate beveiligingsmaatregelen te treffen om gevoelige gegevens te beschermen.
Tot slot is het van cruciaal belang om doorlopende training en ondersteuning te bieden aan je team om ervoor te zorgen dat ze het systeem effectief kunnen gebruiken en er waarde uit kunnen halen. Dit kan betekenen dat je toegang moet bieden tot hulpmiddelen zoals gebruikershandleidingen en trainingsmateriaal, maar ook dat je technische ondersteuning moet bieden als dat nodig is.
Afgezien van deze nogal voor de hand liggende zaken, bekijken we enkele andere zaken waarop u moet letten bij het implementeren van uw digitale QMS.
Uw meetapparatuur en hardware correct installeren
De installatie van uw meetapparatuur en hardware omvat meestal verschillende stappen, waaronder de volgende:
- Identificeer de specifieke meetapparatuur en hardware die gebruikt zullen worden als onderdeel van het systeem. Dit kunnen sensoren, meters en andere soorten meetapparatuur zijn.
- Bepaal de locaties waar de meetapparatuur wordt geïnstalleerd. Dit kan betekenen dat je met andere leden van het team moet samenwerken om de meest geschikte locaties voor de apparatuur te bepalen op basis van factoren zoals toegankelijkheid, nauwkeurigheid van de meting en mogelijke interferentie van andere apparatuur.
- Installeer de meetapparaten volgens de instructies van de fabrikant. Dit kan betekenen dat de apparaten moeten worden aangesloten op een centraal besturingssysteem, dat de apparaten moeten worden geconfigureerd om met elkaar te communiceren en dat de benodigde software of kalibratiehulpmiddelen moeten worden ingesteld.
- Test de meetapparatuur om er zeker van te zijn dat deze goed werkt en nauwkeurige metingen geeft. Dit kan betekenen dat er een reeks tests of kalibraties moet worden uitgevoerd om de nauwkeurigheid van de apparatuur te controleren.
- Train het personeel dat verantwoordelijk is voor het gebruik van de meetapparatuur als onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem. Dit kan inhouden dat er instructie moet worden gegeven over het gebruik van de apparatuur, de interpretatie van de resultaten en het oplossen van eventuele problemen.
De sleutel tot een succesvolle installatie van een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem is een grondige planning en een zorgvuldige uitvoering. Het is belangrijk om de tijd te nemen om de juiste apparatuur te identificeren en goed te installeren om ervoor te zorgen dat het systeem effectief is in het leveren van nauwkeurige en betrouwbare metingen van het product of proces dat wordt bewaakt.
De plaatsing van uw meetapparatuur en temperatuursensoren
De plaatsing van de temperatuurmeetapparatuur in uw koel- en vriesapparatuur is uiterst belangrijk. Het doel van de meetapparatuur is om de gemeten temperatuur zo nauwkeurig mogelijk te laten overeenkomen met de kerntemperatuur van de opgeslagen grondstoffen. De plaats in de koelkast/vriezer is hierbij doorslaggevend.
Dingen waar je op moet letten bij temperatuurmeetapparatuur en de plaatsing ervan:
- De installatie moet eenvoudig zijn, bij voorkeur zonder tussenkomst van een technische dienst
- Zorg ervoor dat de sensoren niet in luchtstromen staan.
- Geef een simulatie van de kerntemperatuur met behulp van een glycerolpotje of sensoren die een algoritme bevatten om de kerntemperatuur te bepalen
- Stel een alarm in voor wanneer de temperatuur wordt overschreden
Een stabiele netwerkverbinding garanderen
Deze lijkt misschien voor de hand liggend, maar is toch erg belangrijk. Als u digitale sensoren gaat installeren, moet u er rekening mee houden dat de netwerkverbinding zo stabiel mogelijk moet zijn. In de praktijk zijn WIFI-verbindingen niet altijd even stabiel.
Het is beter om een eigen netwerk voor de sensoren te maken, zoals een Zigbee-netwerk. Gebruik daarnaast meetapparatuur met een eigen geheugen om ervoor te zorgen dat, in het geval van een onverwachte storing, de metingen toch worden geregistreerd en opgeslagen voor toekomstig gebruik.
Digitale check- en meetlijsten op de juiste manier personaliseren
Wanneer je registratielijsten in kaart brengt en opzet, zorg er dan voor dat ze op een herkenbare manier aansluiten bij de processen van je organisatie. Dit betekent zowel qua registratiepunten als qua registratiefrequentie. Als dit volledig in lijn is met je werkelijke processen, zal de opzet geen vragen oproepen bij medewerkers.
Door het systeem correct in te stellen, voldoe je niet alleen aan de verplichte registratievereisten, maar wordt het systeem ook eenvoudiger te gebruiken tijdens de instructie van werknemers.
Duidelijke training en instructies voor personeel dat het digitale QMS gebruikt
Bij de implementatie van het systeem is het belangrijk dat alle medewerkers die met het systeem gaan werken, getraind zijn in het gebruik ervan. Zorg ervoor dat ze antwoord weten op vragen als:
- Hoe werkt het systeem precies?
- Wat wordt er van mij verwacht, m.a.w. wat is mijn rol?
Daarnaast is dit ook een uitstekende gelegenheid om het geheugen van uw medewerkers op te frissen als het gaat om het voedselveiligheidssysteem dat in uw organisatie wordt gebruikt. Gebruik dit moment om iedereen te herinneren aan hun verantwoordelijkheden en hoe het digitale systeem hen zal helpen die te vervullen.
Extra instructies voor als het misgaat
Als er tijdens het invullen van de registratielijsten een non-conformiteit wordt gevonden, is het verplicht om een corrigerende actie op te nemen. Deze actie moet leiden tot het voorkomen van een mogelijk voedselonveilige situatie door adequaat te reageren. Dat hele proces moet ook worden gedocumenteerd, wat leidt tot veel potentieel handmatig administratief werk.
Door het systeem te digitaliseren, wordt het mogelijk om de corrigerende actie vooraf te definiëren en werknemers te helpen om elke keer de juiste actie te ondernemen....
Externe toegang tot het systeem instellen
De toegankelijkheid van het digitale kwaliteitsmanagementsysteem moet zo gebruiksvriendelijk mogelijk zijn. We raden aan om te kiezen voor een app-gebaseerd systeem, waarbij toegang kan worden verleend aan specifieke gebruikers. Naast eenvoudige toegang, moet u ook aangepaste toegangsrechten instellen. Dit betekent dat iedereen die het systeem gebruikt alleen toegang heeft tot de gegevens van het digitale systeem en de bijbehorende taken die voor hem of haar relevant zijn.
Het is ook cruciaal om iemand in de organisatie verantwoordelijk te maken voor het digitale systeem in zijn geheel, zodat het altijd up-to-date is en de juiste gebruikers de juiste toegangsniveaus krijgen - en behouden.
Het juiste type geautomatiseerde rapportage kiezen
De rapportagestructuur van het systeem moet zo specifiek mogelijk worden opgesteld. Als je hiermee bezig bent, probeer dan ook de rapportage tot een minimum te beperken. Het afdrukken van rapporten zorgt voor veel papier waar we liever vanaf zijn. Het beste is om de registratie inzichtelijk te maken via dashboards of widgets.
Druk rapporten alleen af als dat absoluut noodzakelijk is of op verzoek van bijvoorbeeld keuringsinstanties. Zelfs dan heeft het de voorkeur om alleen digitaal te printen in bijvoorbeeld PDF-formaat. Alarmen moeten ook digitaal worden ingesteld.
Zorgen dat je zo min mogelijk papierwerk hebt
Door zoveel mogelijk te digitaliseren en alleen digitale rapportages te gebruiken, blijft er een minimale hoeveelheid papierwerk over. Als je digitale kwaliteitsmanagementsysteem ook de mogelijkheid biedt om documenten te uploaden of te fotograferen, is het mogelijk om een volledig papierloos systeem op te zetten.
Alle documenten staan dan centraal in een systeem, altijd toegankelijk. Zeg maar dag tegen een organisatie vol archiefkasten en papieren checklists.