HACCP-beheersystemen automatiseren
Als je voedsel aan klanten serveert, moet je de voedselveiligheid kunnen garanderen. HACCP-beheer is hier een belangrijk onderdeel van. En het is niet per se gemakkelijk.
Vooral als je toezicht houdt op verschillende locaties, kan het centraal organiseren van HACCP-beheer een uitdaging zijn. De oplossing? Het hele proces van begin tot eind automatiseren. Dit is hoe je het aanpakt.
Wat is een HACCP-beheersysteem eigenlijk?
Bedrijven die voedsel bereiden, behandelen, verwerken en/of verkopen zijn wettelijk verplicht om een voedselveiligheidsplan op te stellen op basis van HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points).
Een voedselveiligheidsplan moet de voedselveiligheid voor gasten of klanten kunnen garanderen. Het HACCP-plan beschrijft belangrijke processen zoals: ontvangst van goederen, bereiding, productie, verpakking, opslag en transport van voedingsmiddelen en/of maaltijden.
In een HACCP-plan wordt speciale aandacht besteed aan kritieke controlepunten (CCP's). Dit zijn punten in het productieproces die extra maatregelen vereisen om de voedselveiligheid te garanderen, zoals persoonlijke hygiëne, temperatuurcontrole en zaken als kruisbesmetting.
Hoe zet je een HACCP voedselveiligheidssysteem op?
Bedrijven kunnen ervoor kiezen om hun eigen voedselveiligheidsplan op te stellen volgens de HACCP-richtlijnen. Een andere optie is om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de lokale hygiënecodes en richtlijnen in hun branche.
Bij het zelf opstellen van het plan moet een HACCP-studie worden uitgevoerd en op basis daarvan moeten alle processen worden beschreven, inclusief de bijbehorende controlemaatregelen en kritische controlepunten.
Ook moet er een registratieplan worden opgesteld om aantoonbaar voedselveilig te werken en alle mogelijke risico's te beheersen. We hebben ook de eerste stap in het ontwikkelen van een HACCP-plan uitgeschreven, als je nu aan de slag wilt.
Werken HACCP-beheersystemen voor voedselveiligheid ook voor meerdere locaties tegelijk?
Als je organisatie bestaat uit meerdere locaties die volgens hetzelfde concept werken, zoals een hotel- of restaurantketen, is het natuurlijk belangrijk dat alle locaties volgens hetzelfde voedselveiligheidsplan werken.
Je kunt het onderzoek gewoon eerst op één locatie uitvoeren en op basis daarvan alle andere locaties van hetzelfde plan voorzien.
Het is echter belangrijk dat alle mogelijke processen op afzonderlijke locaties worden beschreven, inclusief elk type registratie. Op deze manier kun je plannen op maat maken voor verschillende locaties die specifieke metingen vereisen.
Hoe een digitaal QMS HACCP-beheer op meerdere locaties ondersteunt
Als u kiest voor een digitaal kwaliteitsbeheersysteem, is het heel eenvoudig om plannen voor afzonderlijke locaties aan te passen zonder uw algemene plan te wijzigen. U selecteert gewoon processen die uniek zijn voor deze locatie in uw centrale digitale QMS en past ze aan naar wens.
Het werkt ook andersom. Kwaliteitsmanagers kunnen het centrale plan eenvoudig aanpassen als dat nodig is en deze wijzigingen worden vervolgens automatisch doorgevoerd op de locaties.
Met een geautomatiseerd systeem kun je ook elke locatie op de automatische piloot bewaken, inclusief de temperaturen van de koeleenheden en de corrigerende maatregelen bij afwijkingen.
En als je kiest voor een cloud-gebaseerde oplossing, kun je altijd en overal inzicht krijgen in de stand van zaken op alle locaties. Real-time bewaking en rapportage, rechtstreeks vanuit een centrale app.
Waar je op moet letten als je de voedselveiligheid op meerdere locaties beheert
Er zijn verschillende dingen waar je op moet letten als je verantwoordelijk bent voor de voedselveiligheid op verschillende locaties:
- Uniformiteit van uw hardware-installatie
- Instructies voor werknemers
- Uw workflows voor voedselveiligheid standaardiseren
Laten we al deze onderwerpen eens in detail bekijken en uitzoeken wat voor elk onderwerp het belangrijkst is.
1. Uniformiteit van je hardware-installatie
Als je kiest voor een automatisch systeem voor temperatuurbewaking, zoals sensoren, is het aan te raden om op alle locaties hetzelfde systeem te kiezen. Het voordeel hiervan is dat je binnen hetzelfde platform de resultaten van alle locaties kunt bekijken zonder te hoeven schakelen tussen verschillende platforms of systemen.
Het maakt het voor u ook gemakkelijker om de correcte installatie en plaatsing van de sensoren in de verschillende koelers/vriezers te controleren.
Door dit vast te leggen, heb je meer zekerheid over de juiste bewaking van temperaturen. Je kunt dan centrale afspraken maken met de leverancier over onderhoud en verplichte kalibratie.
2. Instructies voor werknemers
Door op alle verschillende locaties dezelfde hardware en software te gebruiken, worden instructies aan medewerkers ook eenvoudiger. Je kunt instructies verzorgen voor meerdere locaties tegelijk.
Bovendien kan het personeel nu door elkaar worden ingezet tussen alle verschillende locaties. En terwijl je medewerkers instrueert over het voedselveiligheidssysteem zelf, kun je ze ook meteen instrueren hoe ze digitale registraties moeten aanpakken.
Wist je trouwens dat een jaarlijkse training van je werknemers over voedselveiligheid wettelijk verplicht is?
3. Uw workflows voor voedselveiligheid standaardiseren
Door je voedselveiligheidssysteem centraal te ontwikkelen en te beheren, maak je het eenvoudiger om alle processen te standaardiseren en te onderhouden. Het standaardiseren van processen betekent ook dat de communicatie met medewerkers op alle locaties uniform wordt.
Als er een aanpassing nodig is in een van de processen of procedures, kun je dit eenvoudig centraal aanpassen en vervolgens communiceren naar alle locaties. Als je werkt met een geautomatiseerd systeem zoals het digitale QMS van Rmoni, kun je deze wijzigingen met één druk op de knop naar alle locaties sturen.
Hierdoor zijn alle locaties altijd up-to-date met betrekking tot relevante wetgeving en bijbehorende processen en procedures. Als het nodig is om registraties aan te passen, kun je dit ook heel eenvoudig doorvoeren.
Met gestandaardiseerde workflows voor voedselveiligheid werken alle locaties altijd op dezelfde manier en kun je alles centraal monitoren en waar nodig bijsturen.
Voorbeeld: Hoe Van Der Valk van handmatige registratie naar digitaal gemak ging
Hotelketen Van der Valk heeft wereldwijd meer dan 100 hotels en restaurants. Bij Van der Valk in Zwolle werken ongeveer 200 medewerkers. Een van hen is souschef Richard Sloos.
Naast zijn werk in de keuken houdt hij toezicht op de implementatie van HACCP-richtlijnen voor de locaties Zwolle, Enschede en Hengelo. Onlangs heeft Richard samen met Rmoni's implementatiepartner Gullimex de registratieactiviteiten voor HACCP bij Rmoni gedigitaliseerd.
Lees de volledige casestudy hier: Van Der Valk: Van handmatige registratie naar digitaal gemak.